Chú ý đến những sự khác biệt về đức tin và thói quen, nhưng tránh đưa ra những đặc điểm rập khuôn về các cá nhân. Các nhóm và địa điểm khác nhau sẽ có những thói quen và đức tin khác nhau. Hãy hiểu biết và tôn trọng họ, nhưng hãy luôn cân nhắc khi đưa ra bất kỳ giả định nào về từng cá nhân.
Thái độ, sở thích và những đặc điểm khác của một cá nhân thường khác hoàn toàn với những thành viên trong nhóm. Ví dụ, người Nhật “bình thường” nói chung có khuynh hướng thích các phương pháp giao tiếp và đàm phán gián tiếp hơn, nhưng xét về phương diện tưnừng cá nhân, người Nhật vẫn có đủ toàn bộ các phong cách đàm phán. Có một bộ trưởng xuất chúng của Chính phủ Nhật nổi tiếng vì phong cách đàm phán xấc xược “kiểu Mỹ” nhưng cũng không hoàn toàn giống với bất kỳ kiểu điển hình nào của nhiều người Mỹ. Một số nghiên cứu cho rằng phụ nữ thường có khả năng thu thập thông tin theo cách cởi mở và ít máy móc hơn so với nam giới, họ nhạy cảm hơn đối với các mối quan hệ, và hoạt động theo một nguyên tắc đạo đức thiên nhiều về sự quan tâm và nghĩa vụ đối với người khác, đồng thời ít tuân theo quy luật và quyền lợi cá nhân. Tuy nhiên, những số liệu giống nhau này lại cho thấy rằng có nhiều cá nhân của từng giới tính lại có cách làm khác.
Đưa ra một giả định về một người nào đó dựa trên đặc điểm của toàn nhóm là hoàn toàn sai và nhiều rủi ro trong thực tế. Cá tính của đối tượng bị bỏ qua. Chúng ta không nên giả định rằng đức tin và thói quen của chúng ta được quyết định bởi cả nhóm; đây được xem là sự thiếu tôn trọng khi đưa ra nhận định về người khác. Mỗi người trong chúng ta đều chịu ảnh hưởng bởi vô số các khía cạnh trong môi trường chúng ta đang sống và được dạy dỗ, bởi tính đồng nhất về văn hóa và nhóm, nhưng chúng ta không có cách nào đoán trước với từng cá nhân.
Hãy đặt câu hỏi với các giả định của bạn và lắng nghe một cách tích cực. Khi đưa ra một giả định bất kỳ về người khác – dù theo giả định của bạn, họ cũng giống như bạn hoặc khác với bạn hoàn toàn – hãy cứ đặt câu hỏi. Khi biết rằng họ hoàn toàn chẳng giống những gì bạn trông chờ, hãy vẫn cứ thoải mái. Sự bất đồng lớn giữa các nền văn hóa sẽ cho bạn những hiểu biết ban đầu về những khác biệt mà bạn nên xem xét, nhưng hãy nhớ rằng tất cả chúng ta đều có những sở thích và phẩm chất đặc trưng không trùng khớp với bất kỳ khuôn mẫu chuẩn mực nào.
CÂU HỎI MANG TÍNH THỰC TIỄN CÂU 7: “Chúng tôi nên gặp nhau ở đâu?”, “Ai sẽ là người đưa ra đề nghị đầu tiên?” và “Tôi sẽ bắt đầu như thế nào?” Trước khi trả lời những câu hỏi đại loại như uống thuốc gì và cần kiêng thức ăn gì, một bác sĩ sẽ phải xem xét các triệu chứng và phân tích các nguyên nhân có khả năng. Chỉ như thế thì bác sĩ đó mới có thể phát triển một phác đồ điều trị tổng thể để cải thiện tình trạng sức khoẻ bệnh nhân. Các chuyên viên khi tham gia đàm phán cũng vậy. Không có thuốc nào trị được bách bệnh. Lời khuyên tốt về chiến thuật đòi hỏi phải có sự hiểu biết ngọn ngành về các tình huống cụ thể.
Điều này được minh họa qua ba ví dụ cụ thể dưới đây: Chúng tôi nên gặp nhau ở đâu? Điều gì khiến chúng ta lo lắng?
Nếu cả hai bên đều quá bận rộn và thường xuyên bị gián đoạn, điều cần thiết phải xem xét chính là sự riêng tư. Nếu đối phương hay có cảm giác không an toàn và cần sự hỗ trợ của nhân viên, có thể anh ta sẽ thấy thoải mái hơn khi cuộc họp diễn ra tại văn phòng của mình. Bạn cũng có thể có các cuộc họp tại văn phòng của bên đối phương nếu bạn muốn cảm thấy tự nhiên khi đi ra ngoài. Trong suốt cuộc đàm phán, bạn có cần đến sự tư vấn của chuyên vên kỹ thuật, các loại biểu đồ, hồ sơ hay không? Nếu bạn cần sử dụng lưu đồ, bảng trắng hoặc máy chiếu, có thể cuộc họp của bạn cần tổ chức trong phòng hội nghị có trang bị các thiết bị vừa nêu.
Ai sẽ là người đưa ra đề nghị đầu tiên? Sẽ là sai lầm khi cho rằng đưa ra đề nghị là cách hiệu quả nhất để tạo dựng hình tượng trên bàn đàm phán. Thông thường bạn sẽ phải tìm hiểu sở thích, khả năng, và các chuẩn mực trước khi đưa ra lời đề nghị. Đưa ra quá sớm lời đề nghị sẽ khiến bên đối phương cảm thấy bị ép buộc. Khi cả hai bên đều cảm thấy vướng mắc, một lời đề nghị dung hòa giữa lợi ích và các chuẩn yêu cầu có thể được đón nhận như một bước tiến mang tính xây dựng.
Dù có đưa ra lời đề nghị hay không, bạn có thể vẫn muốn “giữ” cuộc thảo luận theo cách thức hoặc tiêu chuẩn có lợi cho bạn. Mặt khác, nếu bạn thiếu sự chuẩn bị hoặc chẳng có ý tưởng gì để xem là hợp lý, có thể bạn sẽ buộc phải đưa ra ý kiến hoặc lời đề nghị với hy vọng bên đối phương sẽ tiến tới trước hoặc đưa ra một điều gì đó lợi cho cả hai. Tuy vậy, bạn vẫn cần phải cẩn trọng. Sẽ rất rủi ro khi đánh giá giá trị của một mục trong bản đề nghị hoặc bảng giá ngay từ đề nghị đầu tiên của đối phương. Nếu bạn biết quá ít về giá trị của một khoản nào đó, bạn cần tìm hiểu nhiều hơn trước khi bắt đầu cuộc đàm phán.
Trong việc đàm phán về giá cả, hai bên chuẩn bị càng kỹ thì sự khác biệt về việc ai sẽ đưa ra đề nghị trước càng ít đi. Thay vì tìm hiểu nguyên tắc ai sẽ là người đưa ra lời đề nghị đầu tiên, tốt hơn là bạn hãy học cách chuẩn bị tốt và có các đánh giá về giá trị khách quan từ bên ngoài.
Tôi sẽ bắt đầu như thế nào? Nhiều người có khuynh hướng đánh giá thành công bằng tiến trình đàm phán của đối phương. Ngay cả nếu lần chào giá đầu tiên đơn thuần chỉ là sự khẳng định mang tính chủ quan về “giá in trên bao bì” hoặc “giá bán lẻ”, người mua thông thường sẽ cảm thấy vui vẻ vì mua được một cái gì đó với giá thấp hơn đôi chút. Họ hoàn toàn chưa kiểm tra giá thị trường. Họ hoàn toàn không biết sự lựa chọn thay thế tốt nhất nên được định giá thế nào, vì vậy, họ thấy thỏa mãn khi trả tiền ít hơn so với mức “giá thăm dò” đầu tiên.
Trong những tình huống này, nếu bạn là người bán, thông thường bạn sẽ bắt đầu với giá cao nhất mà bạn có thể thuyết phục là hợp lý một cách không hề bối rối. Một cách khác nữa là bạn cũng bắt đầu bằng giá cao nhất và cố gắng thuyết phục bên thứ ba đóng vai trò trung gian rằng giá bán đưa ra là hợp lý. Trước khi đưa ra giá bán, việc đầu tiên là bạn giải thích lý do rồi hãy đưa ra giá bán (nếu người mua nghe mức giá mà họ không hài lòng, họ sẽ không nghe bạn giải thích lý do).
Với giá bán mở đầu như vậy, bạn không cần phải giữ chắc giá.
Thật ra, bạn càng nhất định giữ nguyên giá khởi điểm, việc tổn hại đến uy tín của bạn càng lớn hơn khi bạn thay đổi mức giá đó. Sẽ an toàn hơn và ít nhất cũng tạo được hiệu quả nếu bạn nói một điều gì đó đại loại như:
“Thế thì, để xem người khác trả bao nhiêu cho công việc tương tự. Ở New York, lấy ví dụ, họ trả 18 đô la / giờ. Anh thấy thế nào?”. Lúc này, bạn đưa ra tiêu chuẩn và giá cả nhưng hoàn toàn chưa cam kết gì cả.
Chiến lược tùy thuộc vào sự chuẩn bị. Có hai định nghĩa khái quát về chiến lược cần được lưu ý. Trước tiên, chiến lược trong hầu hết các trường hợp đều mang chức năng chuẩn bị. Nếu bạn chuẩn bị kỹ, chiến lược tự nó sẽ gợi lên các ý tưởng. Nếu bạn trình bày chiến lược một cách xác đáng dựa theo các chuẩn liên quan đến cuộc đàm phán mà bạn tham gia, bạn sẽ thấy một cách rõ ràng phần nào sẽ đem ra thảo luận và phần nào đối phương có thể sẽ nêu lên. Nếu bạn đã xem xét kỹ các quyền lợi của mình, bạn sẽ hiểu rõ vấn đề nào nên được nêu lên từ ban đầu, và phần nào nên được cân nhắc sau hoặc không nêu gì cả. Và nếu bạn đã lập công thức BATNA của mình từ trước, bạn sẽ biết lúc nào sẽ là thời điểm thích hợp để tiến tới.
Thứ hai, một chiến lược được xem là khôn ngoan chẳng thể thành hình mà không có sự chuẩn bị. Nếu bạn lập một chiến lược theo từng bước một chắc chắn để đánh úp đối phương thì sẽ gặp khó khăn khi đối phương bước vào cuộc đàm phán bằng thái độ vững vàng. Chiến lược của bạn có thể còn tùy thuộc vào các vấn đề liên quan đến các mối quan hệ được đưa ra thảo luận lúc bắt đầu, tuy vậy, họ có thể lại muốn bàn về các BATNA. Do bạn chẳng bao giờ có thể biết chắc về chiến lược của phía đối phương, nên tốt hơn là hãy tìm hiểu rõ địa thế chứ đừng vội lập một kế hoạch vạch ra hướng đi xuyên qua một khu rừng.
CÂU 8: “Cụ thể thì làm cách nào để chuyển từ việc đưa ra các lựa chọn sang việc thiết lập các cam kết?” Chúng tôi đã đưa ra khá nhiều lời khuyên về cách phát triển các khả năng khôn ngoan, làm thỏa mãn cả hai phía khi tham gia đàm phán, cũng như cách tránh hoặc vượt qua các vấn đề liên quan đến con người. Câu hỏi tồn tại là làm thế nào để bạn khép lại các vấn đề? Theo chúng tôi, chẳng có qui trình nào là tốt nhất, tuy vậy vẫn có một số nguyên tắc chung cần được lưu ý:
Nghĩ đến phần kết ngay từ khi bắt đầu. Trước khi bắt đầu tham gia đàm phán, hoàn toàn có lý khi hình dung một thỏa thuận thành công phải như thế nào. Điều này giúp bạn nắm được những vấn đề nào cần đưa ra xem xét khi đàm phán và cần phải giải quyết chúng như thế nào.
Hãy dự đoán các bước thực hiện thỏa thuận. Những vấn đề nào cần được giải quyết? Kế tiếp dùng phép quy ngược. Bạn hãy tự hỏi bản thân rằng bằng cách nào đối phương thành công khi lý giải và chứng minh sự hợp lý của thỏa thuận với các thành viên (“Chúng ta sẽ nằm trong 10% đứng đầu tất cả công nhân trong ngành điện tử ở Ontario”, “Chúng ta đang trả ít hơn giá trị do hai trong số ba người đánh giá đưa ra”). Hãy nghĩ đến các bước cần làm để thực hiện được như vậy. Sau đó, hãy hỏi bản thân rằng các loại thoả thuận nào sẽ cho phép cả hai phía có thể nói ra những câu đại loại như vậy. Cuối cùng, hãy suy nghĩ đến các bước cần thực hiện để thuyết phục đối phương – và cả bạn – cùng chấp thuận thỏa thuận được đề nghị hơn là tiếp tục đàm phán thêm.
Cần luôn ghi nhớ những câu hỏi này trong suốt quá trình đàm phán, điều chỉnh và dự đoán với các thông tin có sẵn. Tập trung vào mục tiêu do bạn đề ra sẽ giúp việc đàm phán của bạn đạt kết quả mong muốn.
Lưu ý đến việc phác thảo một thỏa thuận cơ sở. Trong các cuộc đàm phán nhằm đưa ra một thỏa thuận bằn văn bản, việc phác thảo phần đại cương của thỏa thuận đã trở thành một phần rất cần thiết trong toàn bộ quá trình chuẩn bị. “Thoả thuận cơ sở” chính là văn kiện được viết theo mẫu của thỏa thuận, nhưng chừa trống ở từng điều khoản mà sẽ được giải quyết bằng đàm phán. Mẫu chuẩn của thỏa thuận mua bán mà bất kỳ người môi giới địa ốc nào cũng biết là một ví dụ của một thỏa thuận cơ sở được soạn thảo chi tiết. Ở các trường hợp khác hầu như chẳng có gì hơn một danh sách các đầu đề có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, một bản thỏa thuận cơ sở được soạn thảo chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo các vấn đề quan trọng không bị bỏ sót trong suốt quá trình đàm phán. Một thỏa thuận như vậy đóng vai trò là điểm bắt đầu và là chương trình làm việc cho buổi đàm phán, đồng thời giúp bạn sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả.
Dù bạn có bắt đầu buổi đàm phán của mình bằng một thoả thuận cơ sở hay không thì vẫn hoàn toàn có lý khi phác thảo các điều khoản có thể có của một thỏa thuận khi bạn bước vào đàm phán. Việc phác thảo giúp cho các buổi thảo luận tập trung, mở ra các vấn đề quan trọng, không để bỏ sót chúng; đồng thời giúp các bên tham gia hiểu về tiến trình của buổi thảo luận. Việc phác thảo khi bước vào đàm phán đồng thời cũng cung cấp phần ghi chép được trong các buổi thảo luận, giảm bớt khả năng có thể gây hiểu lầm sau đó. Nếu bạn soạn phần cơ sở cho một thỏa thuận, phần phác thảo có thể chỉ đóng vai trò điền vào chỗ trống khi bạn thảo luận từng điều khoản một, hoặc trong trường hợp bạn chưa đạt đến sự nhất trí, đó sẽ là phần phác thảo các điều khoản với các khả năng lựa chọn.
