Hoặc bạn cũng có thể là một trưởng phòng đang phải quyết định một vấn đề mà hai thuộc cấp của bạn mỗi người có một ý kiến khác nhau; bạn thiên về ý định sẽ dung hòa hai ý kiến chứ không muốn phải chọn ai bỏ ai.
Trong những tình huống như thế, ngay cả khi bạn là thành viên chính, bạn hãy cố gắng hành xử như thể mình là một người trung gian và sử dụng thủ tục đàm phán một chủ đề trong các tình thế đó.
Từ trước đến nay, có lẽ việc ứng dụng nổi tiếng nhất của thủ tục này là trường hợp Mỹ làm trung gian hòa giải giữa Ai Cập và Israel vào tháng 9/1978. Mỹ đã lắng nghe từ cả hai phía, lên một bản thảo những điểm bất đồng giữa hai bên, đề nghị mỗi bên đưa ra phê bình, chỉnh sửa bản thảo lần 1, lần 2, … cho đến khi họ cảm thấy không thể thay đổi tốt hơn nữa. Sau 13 ngày với hơn 23 bản thảo, Mỹ đã hoàn tất bản đề nghị cho hai bên. Khi tổng thống Carter đưa ra bản đề nghị này, cả Israel & Ai Cập đều chấp nhận. Với tư cách là một công cụ để tối thiểu hóa số lượng các quyết định, loại trừ các điểm không chắc chắn cũng như tránh sự bảo thủ của các bên, đây quả là một phương pháp đàm phán rất đáng giá.
Thủ tục đàm phán một chủ đề thật sự có ý nghĩa trong các cuộc đàm phán giữa hai bên với sự có mặt của một bên trung gian. Đặc biệt, nó cũng hết sức cần thiết đối với những cuộc đàm phán lớn từ nhiều phía. Chẳng hạn như với 150 quốc gia thì không thể thảo luận 150 đề nghị khác nhau, cũng không thể trông chờ vào sự nhượng bộ ngẫu nhiên lẫn nhau của các nước. Họ cần có một cách để đơn giản hóa quy trình ra quyết định. Và thủ tục đàm phán một chủ đề phục vụ cho mục đích đó.
Không cần tới sự ưng thuận của một ai, bạn cũng có thể tự mình bắt đầu một thủ tục đàm phán một chủ đề. Một cách đơn giản, bạn lập một bản thảo và yêu cầu các bên đưa ra các phê bình. Thậm chí ngay cả khi phía đối phương không có thiện ý nói chuyện với bạn hoặc ngược lại, thì bên thứ ba cũng có thể lập bản thảo này.
Hãy làm cho họ tham gia Tình huống của Jones Realty và Frank Turnbull Ví dụ thực tế về cuộc đàm phán giữa một người chủ nhà và một người đi thuê nhà sau đây sẽ cho bạn một ý niệm để giải quyết vấn đề: làm thế nào để đàm phán với một đối phương không sẵn lòng tham gia vào cuộc đàm phán. Đồng thời, tình huống cũng sẽ minh họa cho bạn việc thay đổi một lối hành xử bằng cách bắt đầu một lối hành xử khác là như thế nào.
Tóm tắt tình huống: Frank Turnbull thuê một căn hộ của bà Jones Realty từ tháng 3 với giá 300 đô la/ tháng. Vào tháng 7, khi Frank và người cùng thuê là Paul muốn chuyển chỗ ở, anh ta mới phát hiện ra rằng theo khung giá thuê hiện hành, căn hộ hiện tại họ đang thuê có giá mắc nhất chỉ là 233 đô la/ tháng, thấp hơn giá anh ta thuê đến 67 đô la/ tháng.
Băn khoăn vì nghĩ rằng mình đã phải trả giá thuê quá cao, anh ta gọi điện thoại cho bà Jones để thảo luận về vấn đề này. Ban đầu bà ta phủ nhận, tỏ ra chống đối, hăm dọa và còn cho rằng mình đã đúng trong khi Frank đã xử sự vô ơn với bà ta. Tuy nhiên, sau một cuộc nói chuyện kéo dài, bà ta đã đồng ý hoàn lại khoản chênh lệch cho Frank và Paul.
Ở cuối buổi nói chuyện, giọng bà ta trở nên thân thiện và nhẹ nhàng hơn.
Suốt buổi nói chuyện, Frank đã sử dụng phương pháp đàm phán theo nguyên tắc. Dưới đây là những đoạn đàm thoại xảy ra trong cuộc đàm phán đã được chọn ra. Mỗi đoạn được bắt đầu bằng một cụm từ.
Những cụm từ này có thể áp dụng cho các trường hợp đàm phán theo nguyên tắc tương tự. Theo sau mỗi đoạn đàm thoại là phần phân tích về mặt lý thuyết và những tác động của cuộc trao đổi đó.
“Hãy cứ sửa nếu như tôi sai điều gì ” TURNBULL: Bà Jone à, xin hãy cứ sửa nếu như tôi nói sai nhé! Tôi vừa được biết rằng căn hộ của chúng ta nếu theo khung giá thuê hiện tại thì giá thuê đắt nhất là 233 đô la/ tháng. Liệu tôi có nghe nhầm không?
Phân tích: Bản chất của phương pháp đàm phán theo nguyên tắc nằm ở việc duy trì sự cởi mở trong khi thuyết phục đối phương bằng các thông tin và nguyên tắc khách quan. Bằng việc đề cập thông tin một cách thận trọng như một sự không chắc chắn và hỏi bà Jones về tính chính xác của nó, Turnbull đã thiết lập được một cuộc đối thoại dựa trên lý lẽ. Anh ta mời bà Jones tham gia vào cuộc đàm phán bằng cách hoặc đồng ý với sự việc như đã có hoặc sửa lại cho đúng. Cuộc chơi bắt đầu và buộc hai bên phải cố gắng để xác minh cho được sự kiện. Sự đối đầu sẽ trở nên lắng dịu hơn. Ngược lại, nếu Turnbull bắt đầu một cách đơn giản là khẳng định thông tin thì có thể bà Jones sẽ cảm thấy như bị đe dọa và bà ta sẽ biện hộ cho mình. Bà ta có thể bác bỏ thông tin đó và cuộc đàm phán sẽ đi đến không hiệu quả.
Việc Turnbull chân thành yêu cầu bà Jones kiểm chứng thông tin trước sẽ làm bà ta dễ dàng chấp nhận sự thật hơn. Việc nói với bà ta về thông tin chỉ để muốn biết là liệu anh ta có nhầm lẫn không có thể sẽ làm cho anh ta mất thể diện, nhưng vẫn còn khả quan hơn việc bà ta sẽ trở nên nghi ngờ về mọi thông tin mà anh ta nói, và làm cho cuộc đàm phán càng khó khăn hơn.
Sự cởi mở của bạn trong việc kiểm chứng thông tin và thuyết phục đối phương sẽ là chìa khóa cho phương pháp đàm phán theo nguyên tắc này. Bạn cũng chỉ có thể thuyết phục họ trở nên cởi mở với thực tế khách quan mà bạn đưa ra nếu như chứng tỏ được là bạn cũng rất cởi mở với những gì họ đưa ra.
“Chúng tôi rất cảm kích với những gì mà bà đã làm cho chúng tôi” TURNBULL : Cả Paul và tôi đều hiểu rằng bà đã rất tử tế khi cho chúng tôi thuê căn hộ này. Và thật sự, chúng tôi hết sức cảm kích những thiện ý giúp đỡ đó của bà.
Phân tích: Nêu ra những hỗ trợ cá nhân của họ chính là điểm cốt yếu trong việc tách con người ra khỏi vấn đề − tách các vấn đề về quan hệ ra khỏi vấn đề căn bản cần đàm phán. Bằng cách nói lên sự cảm kích về những công lao giúp đỡ của bà Jones, anh ta ngầm nói rằng “Thực chất chúng tôi không muốn đối đầu với bà. Chúng tôi nghĩ bà là một người rất rộng lượng”. Anh ta đặt mình vào vị trí của bà Jones và làm lắng dịu cảm giác như bị đe dọa của bà.
Hãy đề cao và khuyến khích họ, và cao hơn nữa là hãy ám chỉ rằng họ tiếp tục xứng đáng được như vậy. Sau khi được đề cao, bà Jones sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn với việc xem xét đề nghị của Turnbull và, như là một kết quả, bà ta sẽ hành xử hòa nhã hơn.
“ Mối bận tâm của chúng tôi là chính đáng”.
TURNBULL: Chúng tôi muốn biết chắc chắn rằng liệu chúng tôi đã trả một giá thuê hợp lý cho khoảng thời gian mà chúng tôi đã thuê hay không? Nếu đúng như thế thì chúng tôi sẽ chấp nhận và dọn đi nơi khác.
Phân tích: Turnbull xác định vấn đề cơ bản dựa trên nguyên tắc và thông báo với bà Jones về ý định anh ta sẽ đàm phán theo nguyên tắc đó. Đồng thời, anh ta cũng cho bà Jones biết rằng anh ta hoàn toàn cởi mở để lắng nghe bà giải thích. Và vì thế, bà vẫn còn các khả năng lựa chọn nhưng phải lập luận để thuyết phục được Turnbull nếu như bà ấy muốn bảo vệ lợi ích cho mình.
Turnbull không đưa ra ngay lập luận chắc chắn dù rằng anh ta đã nắm trong tay nguồn thông tin chính xác. Phần kết của cuộc đàm phán mà anh ta đưa ra không chỉ bám vào nguyên tắc mà còn đã được suy tính trước. Kết thúc ấy, như anh ta yêu cầu, phải có sự lý giải hợp lý về sự tương xứng giữa giá thuê và thời gian đã thuê. Nếu mọi việc đã thỏa đáng thì anh ta sẽ dọn đi nơi khác, bằng ngược lại, nếu tiền thuê đã trả cao hơn khung giá quy định hiện hành, anh ta sẽ lưu lại một khoảng thời gian tương ứng với số tiền mà anh ta đã trả dư từ trước đến nay.
“Chúng tôi muốn giải quyết vấn đề này trên cơ sở đúng nguyên tắc chứ không phải vì lợi ích cá nhân”.
BÀ JONES: Thật nực cười khi anh đề cập đến sự công bằng, những gì anh và Paul muốn chỉ là tiền và việc ở lại căn hộ mà không phải trả tiền mà thôi. Tôi thật sự rất giận. Nếu muốn, hai người có thể dọn ra khỏi căn hộ của tôi ngay hôm nay.
TURNBULL ( cố gắng kiểm soát cơn giận của mình): Tôi muốn nói rõ ý kiến của mình, bà Jones à. Dĩ nhiên, sẽ thật tốt nếu như tôi và Paul có thể lấy lại được khoản tiền đó. Và dĩ nhiên, chúng tôi cũng muốn ở lại đây cho đến khi hết thời hạn. Nhưng vấn đề không phải là ở chỗ đó, thưa bà.
Việc lấy lại tiền cũng quan trọng nhưng với chúng tôi quan trọng hơn vẫn là cảm thấy được đối xử một cách công bằng. Cảm giác bị gian lận thì không ai thích cả. Và nếu muốn làm lớn chuyện, chúng tôi có thể kiện bà ra tòa, cả hai sẽ mất nhiều thời gian và tiền bạc cũng như sẽ thật đau đầu với chuyện đó. Bà muốn vậy chứ, bà Jones ?
Không, bà Jones à, chúng tôi chỉ muốn giải quyết vấn đề trên cơ sở công bằng và hợp lý, chứ không phải muốn chứng tỏ sức mạnh hay vì một lợi ích cá nhân nào cả.
Phân tích: Bà Jones thách thức ý tưởng đàm phán dựa trên nguyên tắc của Turnbull, và gọi đó là một sự thách đố. Bà ta không sẵn sàng đàm phán và muốn đuổi Turnbull và Paul ngay hôm nay.
Ngay lúc này, nếu Turnbull không kiềm chế được cảm xúc, anh ta có thể phản công ngay: “Tôi muốn xem bà đuổi chúng tôi như thế nào. Chúng tôi sẽ kiện bà ra tòa. Và bà sẽ bị rút giấy phép cho thuê”.
Lúc ấy, cuộc đàm phán mà Turnbull đã dành nhiều thời gian, nỗ lực và tâm huyết sẽ thất bại. Thế nhưng thay vì làm như thế, Turnbull đã giữ được bình tĩnh và kiểm soát để cuộc đàm phán không bị lạc chủ đề.
Đây là một ví dụ hay cho phương pháp đàm phán Jujitsu. Turnbull chuyển hướng sự công kích của bà Jones bằng cách nhận lấy trách nhiệm về nhận thức không đúng của bà, và cố gắng thuyết phục bà bởi sự chân thành của mình. Anh ta không che dấu quyền lợi cá nhân đối với bà, ngược lại anh ta làm cho bà tin rằng cả hai bên sẽ đều có lợi nếu như hòa giải với nhau. Một khi đối phương đã nhận ra điều đó, họ có thể sẽ bỏ qua lập trường ban đầu của họ và có thể ngừng phản đối gay gắt.
Turnbull cũng đã vận dụng một phần phương pháp đàm phán theo nguyên tắc khi anh nói với bà Jones rằng cách anh ta hành động là rất bình thường, ai cũng sẽ làm thế. Anh ta muốn cho đối phương thấy sự cao thượng nhưng đồng thời anh ta cũng đạt được mục đích cho mình.
“Lòng tin là một vấn đề riêng biệt”.
BÀ JONES: Sau những gì mà tôi đã giúp đỡ anh, anh không tin tưởng tôi sao?
TURNBULL: Bà Jones à, chúng tôi rất cảm kích với những gì mà bà đã làm cho chúng tôi. Nhưng ở đây, lòng tin là một vấn đề khác. Vấn đề ở đây là nguyên tắc: Chúng tôi liệu có trả cao hơn khung giá hay không? Theo bà, để giải quyết vấn đề này, chúng tôi nên làm gì đây?
Phân tích: Bà Jones cố tình dồn Turnbull vào ngõ cụt. Anh ta hoặc tiếp tục theo đuổi quan điểm và không tin tưởng bà ta, hoặc tin tưởng bà ta và nhượng bộ. Tuy nhiên, Turnbull đã thoát khỏi ngõ cụt bằng cách một lần nữa khẳng định lập trường và nhấn mạnh lòng tin không liên quan gì đến chuyện này. Đồng thời, anh ta một lần nữa cũng nhấn mạnh lòng biết ơn đến sự giúp đỡ của bà Jones nhưng vẫn kiên quyết với nguyên tắc ban đầu. Hơn nữa, Turnbull không những gạt vấn đề lòng tin sang một bên mà còn chủ động hướng bà Jones quay về với chủ đề đang thảo luận bằng cách hỏi bà ta xem liệu chúng tôi nên làm gì trong trường hợp này.
Turnbull giữ nguyên tắc nhưng cũng không đổ lỗi cho bà Jones.
Anh ta không bao giờ cho rằng bà Jones gian dối. Turnbull không nói là “Bà kiếm lợi quá nhiều từ chúng tôi!”, mà chỉ ám chỉ một cách chung chung: “Liệu chúng tôi có trả cao hơn mức giá quy định?”. Ngay cả nếu không tin tưởng bà ta thì cũng sẽ không hay gì nếu nói thẳng ra như thế.
Bà ta sẽ có thể bị tổn thương và giận dữ, và có thể khi đó, bà ấy sẽ phản ứng với vấn đề cứng nhắc hơn hoặc sẽ làm hỏng cuộc đàm phán.
Sẽ rất hữu ích nếu sử dụng những cụm từ như “Đó không phải là vấn đề về lòng tin” để chuyển hướng sự biện hộ của bà Jones.
“Liệu tôi có thể hỏi bà một vài câu để xem thông tin của tôi đã đúng hay chưa?” TURNBULL: Liệu tôi có thể hỏi bà một vài câu để xem thông tin của tôi đã đúng hay chưa?
